Personalabteilungen führen häufig Mitarbeiterbefragungen durch, um das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu untersuchen. Wie Peter Abelard in seinem Buch “Sic et non” einmal erwähnt hat: Der Schlüssel zur Weisheit ist dies – ständiges und häufiges Hinterfragen, denn durch Zweifel werden wir zum Hinterfragen geführt und durch das Hinterfragen der Wahrheit.

Es liegt auf der Hand: Je mehr Daten durch die Mitarbeiterumfragen gesammelt werden, desto genauer werden die Erkenntnisse von der Personalabteilung und den Managern wahrgenommen. Die Rate der eingegangenen Antworten und der Teilnahme an den Mitarbeiterumfragen ist jedoch nicht so hoch, dass ein genaues Ergebnis auf der Grundlage der gesammelten Daten gewährleistet ist.

Dennoch ist die Antwortrate bei Meinungsumfragen unter den Mitarbeitern nicht befriedigend. Sie ist auf mehrere Faktoren zurückzuführen, von denen die wichtigsten mit der Unterstützung durch das Management und dessen Kommunikation mit den Mitarbeitern zu tun haben. Neben dem Format der Mitarbeiterumfragen, das nicht zugänglich oder zeitaufwendig ist oder die Vertraulichkeit der Identität der Befragten nicht gewährleistet.

Unterstützende Rolle des Managements bei der Durchführung von Mitarbeiterumfragen

Organisationen müssen die Gründe, die sie zur Durchführung von Mitarbeiterumfragen veranlassen, im Voraus untersuchen und verhandeln, um einen klaren und deutlichen Einblick in die Effektivität und Effizienz dieser Aktion zu erhalten. Es sei denn, dass sie ihr Personal und ihre Mitarbeiter nicht davon überzeugen können, an der Umfrage teilzunehmen.

Sie sollten die Durchführung der Mitarbeiterumfragen unter verschiedenen Aspekten prüfen. Dazu gehören die Länge und die Art der Fragen, der Zeitpunkt der Verteilung der Umfrage und die Präsentation der Ergebnisse sowohl den Arbeitgebern als auch den Arbeitnehmern, um ihre Politik zu klären oder verändernde Maßnahmen zu ergreifen.

Kommunikation mit dem Mitarbeiter

Die Geschichte der Mitarbeiterumfragen im Unternehmen ist für die zukünftige Teilnahmequote an Umfragen sehr wichtig. Die Ergebnisse sollten dem Mitarbeiter ohne Änderungen mitgeteilt werden, auch wenn sie nicht zufriedenstellend sind.

Die Berichterstattung über die Ergebnisse ändert nicht notwendigerweise die Managementpolitik, aber sie zwingt sie dazu, die Situation zu klären und die Gründe zu erklären, die sie zur Anwendung dieser Politik veranlasst haben.

Wenn die Ergebnisse beispielsweise zeigen, dass die Mitarbeiter mit ihrer Urlaubsdauer während des Jahres nicht zufrieden sind, kann das Unternehmen den Urlaub möglicherweise nicht verlängern, aber es kann erklären, dass die Globalisierung und die Wettbewerbsbedingungen sie zwingen, die Urlaubsdauer zu verkürzen.

Wenn die Ergebnisse beispielsweise zeigen, dass die Mitarbeiter mit ihrer Urlaubsdauer während des Jahres nicht zufrieden sind, kann das Unternehmen den Urlaub möglicherweise nicht verlängern, aber es kann erklären, dass die Globalisierung und die Wettbewerbsbedingungen sie zwingen, die Urlaubsdauer zu verkürzen.

Mitarbeiterumfragen Format und Zeitrahmen

Die Art der gestellten Fragen, das Format der Umfrageverteilung und der Zeitpunkt der Verteilung beeinflussen die Teilnahmequote erheblich.

Die Fragen sollten mit hoher Sensibilität gewählt werden. Die Länge der Umfrage sollte so kurz wie möglich gehalten werden und mindestens 3 und höchstens 12 Fragen enthalten.

Die Zeit, die für die Durchführung der Mitarbeiterumfragen benötigt wird, sollte berücksichtigt werden. Für den Abschluss der Umfrage sollte ein bestimmter Zeitraum vorgesehen werden. Die Zeit für die Verteilung der Umfrage ist ein weiterer wichtiger Faktor. Das Datum wird im Voraus festgelegt, und nur unvorhergesehene Situationen wie eine Pandemie oder terroristische Anschläge wie der 11. September können sie verschieben.

Die wöchentliche oder monatliche Verteilung von Mitarbeiterumfragen macht es zu einer Arbeitsgewohnheit und bringt sie in den Arbeitsablauf ein.
Es wird auch dazu beitragen, die Teilnahmequote zu erhöhen. Auf der anderen Seite ist die Zugänglichkeit der Mitarbeiterumfragen sehr wichtig. Sie kann über verschiedene Plattformen auf Websites oder mobile Anwendungen verteilt werden, um den Prozess zu erleichtern.

Wenn Organisationen planen, verschiedene Abteilungen oder verschiedene Zweigstellen zu befragen, ist es besser, sie gleichzeitig zu verteilen und das Fälligkeitsdatum für die Einreichung der Mitarbeiterumfragen festzulegen. Auf diese Weise beeinflussen die Wechselbeziehungen und Schwankungen der Mitarbeiter im Geschäftsbereich nicht ihre Meinung.

Vertraulichkeit der Mitarbeiterumfragen

Die Beschäftigten zögern, ihre wahre persönliche Meinung klar zum Ausdruck zu bringen, weil sie Angst vor den Konsequenzen haben. Die Umfragen sollten vertraulich behandelt werden, und die Anzahl der demographischen Fragen (Alter, Geschlecht, Erfahrung) sollte so gering wie möglich gehalten werden, um das Risiko zu verringern, den Befragten zu identifizieren. Es ist notwendig, den Mitarbeitern zu versichern, dass die Antworten anonym gesammelt werden und ihre Identität durch die demographischen Fragen nicht erkannt wird.

Es ist notwendig, den Mitarbeitern zu versichern, dass die Antworten anonym gesammelt werden und ihre Identität durch die demographischen Fragen nicht erkannt wird.

Die Ergebnisse abliefern

Schließlich ist es von entscheidender Bedeutung, die Ergebnisse wie versprochen in getrennten Formaten sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern mitzuteilen und das Datum der Präsentation des Berichts in der Mitarbeiterumfragen zu nennen. Das Datum der Ergebnispräsentation sollte nicht so weit entfernt sein, da es pessimistische Gedanken über organisatorische Strategien unter den Arbeitnehmern zerstreut.

Die Berichterstattung über die Ergebnisse ändert nicht notwendigerweise die Managementpolitik, aber sie hebt die vagen Strategien hervor, die vom Personal in Frage gestellt werden. Auch wenn die Ergebnisse nicht vielversprechend und zufriedenstellend sind, sollten sie nicht manipuliert werden.

Häufige Berichte, die Fortschritte in der Zufriedenheitsrate aufgrund angewandter Änderungen zeigen, können die Mitarbeiter dazu ermutigen, sich offen an den zukünftigen Mitarbeiterumfragen zu beteiligen. Um eine ehrliche Antwort zu erhalten, ist es unerlässlich, dass die Führungskräfte und Manager die Bedeutung und die Effizienz der Durchführung der Mitarbeiterbefragung auf ihrem Weg zu ihren organisatorischen Zielen aufzeigen.

Referenz: McConnell, John. Wie man eine Mitarbeiterbefragung entwirft, implementiert und interpretiert. Amacom, 2003.